Title: Presentazioni con Powerpoint in 10 passi
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Scheda per realizzare una presentazione con Powerpoint

La presentazione è un potente strumento di comunicazione, adatta a tutte le occasioni, ma in particolare per presentare, prodotti, progetti o strategie al pubblico.
“La presentazione deve includere e focalizzare i punti di forza di un discorso: è il suo naturale accompagnamento”.
Ogni presentazione è basata su  4 fasi fondamentali:

^•     Progettazione:
^⮚ Definizione dello scopo della presentazione
^⮚  Pensare al proprio pubblico, individuare la sua preparazione, l’esperienza, le esigenze
^⮚  Preparazione della mappa concettuale e dello storyboard
^⮚  Ricerca di opportuna documentazione

^•     Preparazione degli elementi multimediali:
^⮚  Realizzare oggetti grafici, ridimensionati e convertiti nei colori
^⮚  Realizzare oggetti sonori, con opportuni valori di campionamento e di compressione 
^⮚ Realizzare animazioni leggere ed incisive
^⮚ Realizzare videoclip in formati di uso comune

^•     Realizzazione della presentazione: 
^⮚  Preparare una frase di apertura ed una di chiusura di sicuro effetto
^⮚  Riportare fatti concreti in maniera molto schematica (non scrivere un trattato in ogni slide!)
^⮚  Costruire collegamenti logici tra le parti della presentazione
^⮚  Non eccedere in animazioni, transizioni, effetti che potrebbero distrarre l’uditorio

^•     Esposizione:
^⮚ Conoscenza approfondita dell’argomento, in prospettiva di un successivo dibattito
^⮚  Sviluppo dell’esposizione in accordo con la successione delle slide (evitare voli pindarici)
^⮚  Prefissare e rispettare la durata della esposizione
^⮚  Osservare e tener conto delle reazioni dell’uditorio per adeguare l’esposizione

Convincere
L’obiettivo  è  convincere.  Proprio  per  questo  una  presentazione  audio/video  (sonora  e visuale) può essere uno strumento indispensabile e ineguagliabile.
E’ scientificamente dimostrato che il potere di un’immagine è notevolmente superiore, e quindi più comunicativo di qualsiasi parola o suono.
La presentazione in PowerPoint è lineare o meglio sequenziale ed affianca uno strumento moderno ad uno molto più antico ovvero l’arte della retorica:
I passaggi in sintesi prevedono:

1.   Esordio ed Introduzione
Occorre utilizzare le prime slide per introdurre l’argomento e per “presentare” l’oratore e la sua azienda (loghi e slogan inclusi).
Fondamentali sono i  titoli, devono essere chiari e coincisi, anche un po’ pacchiani magari con qualche bel termine forbito o anglofono, oppure in gergo tecnico.
Per chiarezza d’introduzione è bene inserire un breve indice di presentazione del discorso. Altro meccanismo collaudato per le prime slide è il metodo  domanda-risposta: proporre l’argomento in termini di domanda o problema a cui la vostra presentazione dà soluzione o risposta.

2.   Esposizione
Deve essere chiara e sintetica, preparata in base al pubblico. Approfondimenti vanno fatti solo se il pubblico è in grado di seguirli, in caso contrario meglio la sintesi, magari lasciando spazio alle domande.

3.   Argomentazione
Deve  essere  sicura:  occorre  essere  molto  preparati  sull’argomento  onde  evitare  brutte figure. Bisogna esprimere con chiarezza dati e fatti evidenziando i pro e i contro delle soluzioni, avendo come obiettivo quello di convincere il pubblico.

4.   Conclusione
In genere avviene su una sola slide che racchiude un po’ tutta la presentazione, potremo definirlo lo slogan finale (promozionale), il motivo per cui si è fatta la presentazione:
vendere un prodotto o dimostrare che la strategia proposta è vincente.

Indicazioni per costruire presentazioni efficaci

Indicazione 1
Utilizzare Powerpoint significa capire le differenze che esistono tra la pagina di un testo, di una recensione o di una relazione tradizionale rispetto a quella che può comparire sullo schermo di un computer.
La lettura su schermo è “asciutta”, non dà spazio all’approfondimento ed è secondo le stime il 25% meno veloce di quella su carta.
Ecco  perché  occorre  che  la  presentazione  sia  sintetica,  con  pochi  concetti chiari  e coincisi.
L’arricchimento  del  testo  avverrà  grazie  all’abilità  dell’oratore  che  saprà  sottolineare  e approfondire gli argomenti rispettandone i tempi di esposizione.

Indicazione 2
Una buona presentazione utilizza titoli coincisi, elenchi di valori, immagini e grafici.
Utilizzare forme o immagini, animate o no per aumentare l’impatto di una slide è cosa auspicabile.
In genere conviene privilegiare dati, numeri, schemi e grafici.
Scrivere troppo testo distrae e spesso allontana l’ascoltatore, scrivere troppo poco invece dà l’idea di scarso approfondimento: occorre trovare il giusto equilibrio.
La singola slide dovrà sottolineare l’argomento che state trattando, spesso rispettando le tempistiche di esposizione, avendo cioè sincronia tra linea e discorso.

Indicazione 3
Ogni slide deve centrare un concetto specifico e su quello occorre argomentare fino alla slide successiva, che ne deve introdurre un altro.
E’ importante concentrare l’attenzione del pubblico su di un solo argomento, descritto con le parole fissato con la slide.

Indicazione 4
Usare con cura gli elementi tipografici significa ottenere presentazioni ancora più efficaci:
·     controllare l’ortografia e la grammatica della presentazione
·     usare lo stesso font per la presentazione o al massimo due.
·     usare un font visibile anche da una certa distanza
·     usare dimensioni appropriate per i font
·     usare gli elementi tipografici nel modo giusto (grassetto e italico)
·     usare il colore per sottolineare concetti (porre attenzione)
·     usare elenchi puntati

Indicazione 5
La presentazione deve essere essenziale e deve utilizzare immagini forme e anche animazioni, senza eccedere in inutili giri di parole.
Un simbolo è in grado di comunicare molto di più di una lunga descrizione.

Indicazione 6
Utilizzare gli elementi multimediali (video, animazioni, sonoro) in maniera eccessiva, può essere un’arma a doppio taglio, spesso rallenta la presentazione e può creare anche complicazioni di natura tecnica.
Non eccedere quindi, ma non rinunciare a qualche effetto che possa “stupire” il pubblico che ascolta.

Indicazione 7

Utilizzare il più possibile  grafici e tabelle, sono i dati (spesso numerici) i veri protagonisti delle presentazioni di PowerPoint.
Per ogni grafico e tabella scegliere colori adatti ad indicare lo stato d’animo che devono trasmettere all’ascoltatore, rendere particolarmente chiari i titoli e soprattutto le leggende.

Indicazione 8

Occorre presentarsi al pubblico nel modo giusto, con uno stato d’animo positivo.  Occorre  conoscere  bene  l’argomento  ed  avere  una  buona  dialettica,  essere pronti a sfidare una platea di persone che spesso possono non essere ben disposte nei vostri confronti.
Lasciare spazio al dialogo ed alle domande, avvicinando l’ascoltatore al nostro punto di vista: in una parola sola ispirare simpatia, competenza e cordialità.